Cách bố trí bàn ghế văn phòng hợp lý để tạo không gian làm việc thoải mái và hiệu quả

Văn phòng là nơi diễn ra hầu hết các hoạt động làm việc của doanh nghiệp. Một văn phòng làm việc được sắp xếp hợp lý sẽ giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc và tạo động lực cho nhân viên. Thế nhưng, nhiều văn phòng vẫn chưa chú trọng đúng mức đến việc tối ưu hóa cách bố trí này.

Kết quả là, nhiều không gian văn phòng trở nên lộn xộn, nhân viên làm việc trong tình trạng bí bách, thiếu tập trung. Chưa kể, diện tích lại không được sử dụng một cách hiệu quả, gây lãng phí. Điều này khiến năng suất làm việc sụt giảm nghiêm trọng. Vậy nên, các văn phòng cần phải tìm ra giải pháp bố trí bàn ghế sao cho hợp lý, khoa học. Bài viết sau đây sẽ cung cấp một vài gợi ý đơn giản nhưng hiệu quả để giúp giải quyết vấn đề này.

1 - Lựa chọn bàn ghế phù hợp

Việc lựa chọn bàn ghế phù hợp là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng trong quá trình bố trí nội thất văn phòng. Bàn ghế là trang thiết bị phục vụ cho công việc chính của nhân viên, nó chiếm phần lớn diện tích văn phòng. Do đó việc lựa chọn đúng loại hình, kích cỡ, màu sắc... sẽ góp phần quan trọng tạo ra một thiết kế và bố cục chung cho văn phòng làm việc.

Đây là yếu tố tác động trực tiếp tới nhân viên, bởi nó đáp ứng nhu cầu sử dụng trực tiếp, nếu chọn đúng bàn ghế sẽ giúp nhân viên làm việc thoải mái, hiệu quả hơn. Ngược lại, nếu chọn sai sẽ khiến nhân viên dễ mệt mỏi, giảm năng suất. Không những thế, mỗi không gian văn phòng có một đặc điểm rất riêng, từng vị trí cửa ra vào, cửa sổ, cho tới cột nhà,... nên không thể áp chung các loại bàn ghế văn phòng cho mọi văn phòng được.

1.1 - Ưu tiên lựa chọn các loại chất liệu bền chắc, dễ dàng vệ sinh

 Ví dụ, mặt bàn sử dụng chất liệu gỗ cao su AA đã qua xử lý bề mặt sẽ giúp chống thấm nước, khi này bạn có thể dễ dàng lau chùi khi mặt bàn bị vướng bẩn. Ngược lại, khi bạn sử dụng chất liệu gỗ MDF hoặc MFC, rất có nguy cơ mặt bàn sẽ bị thấm nước, làm mất thẩm mỹ chung.

Chất liệu mặt bàn được xử lý cẩn thận sẽ có độ bền rất cao

1.2 - Kiểu dáng hiện đại, đơn giản, chậm lỗi mốt và phù hợp với thiết kế chung của văn phòng

Khi bạn lựa chọn những kiểu bàn ghế đơn giản và chậm lỗi mốt, không gian văn phòng sẽ luôn đảm bảo sự tươi mới. Nó sẽ giúp tiết kiệm chi phí đầu tư khi không cần thay đổi bàn ghế quá thường xuyên. Ví dụ, những dòng ghế văn phòng lưng lưới luôn mang lại tính hiện đại, thanh lịch và đơn giản, giúp dễ dàng phối với các đồ vật xung quanh.

Dòng ghế lưới có kiểu dáng đơn giản này không bị lỗi thời theo thời gian

1.3 - Ghế có độ cao phù hợp với bàn làm việc, có tựa lưng và có thể điều chỉnh độ cao

Phần lớn thời gian của nhân viên là ngồi làm việc nên sẽ rất mệt mỏi và kém hiệu quả khi sử dụng những mẫu ghế làm việc không phù hợp. Ví dụ, để nâng cao năng suất làm việc, các công ty công nghệ đã đầu tư các dòng ghế công thái học cho nhân viên của họ, điều này đã giúp nâng cao năng suất làm việc lên đáng kể, giúp công ty tiết kiệm được một khoản chi phí lớn.

Một số dòng ghế công thái học có giá thành rất hợp lý và đáng để đầu tư

1.4 - Màu sắc trang nhã, tươi sáng, tránh quá nhiều màu sắc rối mắt

Trong không gian văn phòng, điều có thể giúp ích cho bạn nhiều nhất chính là sự đơn giản nhưng vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp. Việc đầu tư vào các hệ bàn văn phòng có kết cấu mặt gỗ chân sắt đã và đang là xu hướng được rất nhiều văn phòng ưu tiên lựa chọn, thay vì sử dụng những module bàn văn phòng quá phức tạp và đôi khi khiến cho không gian trở nên bí bách.

1.5 - Kích thước vừa phải, không quá lớn chiếm nhiều diện tích

Đừng cố đầu tư vào những cụm bàn văn phòng có kích thước quá lớn, chiếm hết diện tích sàn của văn phòng. Thay vào đó, hãy luôn chừa những khoảng trống giữa các bàn làm việc với nhau sẽ giúp cho nhân viên luôn cảm thấy một sự thoải mái nhất định.

Tính thông thoáng giữa các khu vực làm việc sẽ tạo sự thoải mái nhất định

>> Xem thêm: Kinh nghiệm chọn mua bàn làm việc văn phòng phù hợp và chất lượng
>> Xem thêm: Cách chọn ghế văn phòng để đảm bảo sức khỏe và sự thoải mái

2 - Cách bố trí bàn ghế hiệu quả và năng suất

Khi sắp xếp bàn ghế, hãy tuân thủ nguyên tắc tận dụng tối đa diện tích không gian hiện có mà vẫn đảm bảo sự thoải mái cho nhân viên. Một số gợi ý sau có thể áp dụng:

2.1 - Sử dụng bàn dài chung thay vì nhiều bàn nhỏ riêng lẻ

Nếu văn phòng của bạn đã định hướng sẽ có nhiều người ngồi làm việc chung với nhau thì việc sử dụng những hệ bàn làm việc gắn kết như dưới đây sẽ giúp tối ưu hóa không gian văn phòng rất tốt. Hơn nữa, cách sử dụng những mẫu bàn có tính liền mạch này sẽ giúp tổng thể văn phòng luôn gọn gàng và thẩm mỹ hơn, và một lợi ích nữa chính là nó sẽ giúp tiết kiệm chi phí rất hiệu quả đấy.

2.2 - Khoảng cách giữa các bàn văn phòng nên chừa một khoảng 60 – 80cm 

Đây là quy tắc thường hay được áp dụng trong thiết kế nội thất văn phòng, nó nhằm mục đích tạo ra một khoảng không gian thoải mái, tiện nghi và giúp mọi người dễ dàng di chuyển qua lại mà không làm ảnh hưởng tới công việc của nhau.

Tuy nhiên, quy tắc này không phải là một tiêu chuẩn bắt buộc hay duy nhất. Khoảng cách hợp lý giữa các vị trí bàn làm việc còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như diện tích, hình dạng, chức năng, phong cách và sở thích cá nhân của không gian. Do đó, bạn có thể linh hoạt điều chỉnh khoảng cách sao cho phù hợp với nhu cầu và mong muốn của bạn.

2.3 -Tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên bằng cách để bàn ghế gần cửa sổ

Điều này sẽ giúp không gian trở nên sáng sủa, thoáng đãng, tạo cảm giác thoải mái, dễ chịu cho người sử dụng. Nguồn sáng ánh sáng tự nhiên sẽ giúp tăng cường khả năng tập trung và cải thiện hiệu suất làm việc.

2.4 - Sử dụng vách ngăn di động đa năng để phân chia không gian linh hoạt.

Vách ngăn giúp tối ưu hóa không gian, tăng hiệu suất làm việc nhóm cũng như tạo sự riêng tư cho nhân viên. Do đó, cần xem xét thật kỹ lưỡng trước khi chọn vách ngăn phù hợp với nhu cầu sử dụng.

2.5 - Đặt bàn ghế văn phòng gần sát tường hoặc nơi yên tĩnh

Việc đặt bàn ghế văn phòng  tại vị trí sát hoặc sẽ giúp giảm thiểu tình trạng bị xao nhãng bởi những hoạt động xung quanh bởi khu vực sát tường thường khá yên tĩnh. Cách sắp đặt này cũng giúp tạo ra khoảng cách di chuyển tại khu vực giữa, nhờ đó mà mọi người có thể thể di chuyển thuận lợi và không làm ảnh hưởng mỗi khi có người qua lại. 

3 - Phân bổ bàn ghế văn phòng theo chức năng

Trong một văn phòng, phân bổ bàn ghế theo chức năng là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự tiện nghi và hiệu quả làm việc. Các chức năng chính trong văn phòng bao gồm ban giám đốc và quản lý cấp cao, nhân viên hành chính và tiếp tân, phòng họp và thương lượng, khu vực làm việc tập thể hoặc nhóm, khu vực làm việc cá nhân, và khu vực nghỉ ngơi và tiếp khách.

3.1 - Bộ phận tiếp đón khách hàng

Văn phòng công ty thường sẽ có một bộ phận lễ tân/tiếp khách hoặc bộ phần kinh doanh/sales. Đây là những vị trí làm việc trực tiếp với khách hàng nên thường sẽ được bố trí tại nơi gần cửa ra vào chính để dễ dàng đón tiếp khách hàng. Công việc tại các vị trí này là con người với con người nên bàn ghế làm việc đôi lúc chỉ cần đơn giản và gọn nhẹ là được.

3.2 - Bộ phận sáng tạo

Thông thường đây là bộ phận thiết kế, developer, coder, Marketing,... yêu cầu không gian yên tĩnh để tập trung cao độ nên nên bố trí ở khu vực riêng biệt để tập trung làm việc. Bộ phận này đôi lúc sẽ cần sử dụng tới máy tính và tài liệu, nên các mẫu bàn làm việc thường rộng rãi hơn, có vị trí đặt tài liệu và một số thiết bị hỗ trợ công việc. Do vị trí này thường xuyên phải ngồi làm việc khá lâu nên sẽ cần trang bị những dòng ghế văn phòng có đệm êm ái và có thể điều chỉnh độ cao sẽ đảm bảo sự thoải mái trong quá trình làm việc.

3.3 - Các vị trí quản lý hoặc lãnh đạo

Ban giám đốc và quản lý cấp cao thường được phân bổ các bàn lớn, sang trọng và chất liệu cao cấp nên sẽ rất tốn không gian và diện tích. Đối với vị trí quản lý một bộ phần thường sẽ sử dụng những mẫu bàn góc L, được đặt tại ví trí cao ráo hoặc đặt trong góc tường và hướng ra ngoài để dễ dàng quan sát. Còn vị trí lãnh đạo công ty thường đặt trong phòng riêng và sẽ cần một cách bố trí đặc biệt tùy theo đặc điểm của vị giám đốc đó

3.4 - Vị trí phòng họp, hội thảo

Phòng họp và thương lượng cần được trang bị các bàn hội thảo lớn, thường là bàn hình chữ nhật hoặc bàn tròn để thuận tiện cho việc thảo luận và trao đổi ý kiến. Ghế hội thảo có đệm êm ái, có thể xoay và điều chỉnh độ cao để đảm bảo sự thoải mái trong suốt cuộc họp dài.